Mitglieder des BVMW Kompetenzkreis IT realisierten Projekte für Dokumenten-Management-Systeme (DMS)

Aachen, 21. Oktober 2008.- Mitglieder des BVMW Kompetenzkreis IT behaupteten sich in ungewöhnlichen Projekten als Experten für Dokumenten-Management-Systeme (DMS): Das Ingenieurbüro Dr. Plesnik unterstützte Unternehmen darin, durch die Einführung von DMS Kosten zu sparen. EBO kombinierte DMS mit Kundenverwaltungs- und Ressourcenplanungs-Systemen. In Kooperation mit dem Forschungsinstitut für Rationalisierung entwickelte regio iT für den Austausch eine Wissensdatenbank, auf der kommunale Rechtsämter Dokumente und Informationen austauschen.

"Dokumentenmanagement ist keine Technologie, sondern die Königsdisziplin in der Unternehmensorganisation", erläutert Dr. Walter Plesnik, Geschäftsführer des Ingenieurbüros Dr. Plesnik. "Ein gut funktionierendes DMS setzt fachübergreifendes Wissen und ein Gesamtverständnis vom Innenleben einer Organisation voraus."

Ein solches System biete echte Wettbewerbsvorteile, denn es ließen sich hohe Kosten einsparen: "Die systematische Ablage laufender Vorgänge spart Arbeitszeit, die bisher für überflüssiges Suchen und ineffiziente, oft sogar sinnlose Abläufe verschwendet wurde", so Plesnik weiter. Als externer Berater blicke er von außen mit dem nötigen Abstand auf die Geschäftsprozesse der Unternehmen und könne Kostenfresser ganz unsentimental aufdecken. "Die Einführung des Dokumenten-Management-Systems ist nicht nur notwendig, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente einhalten zu können, sondern setzt Kapazitäten für strategisch weiterführende Aufgaben frei."

Technische Herausforderung: Integration des DMS in andere Unternehmenssysteme Sind die organisatorischen Hürden genommen, stoßen Unternehmen oft auf technische Probleme: Mit welchem Dokumenten-Management-System (DMS) kann eine bereits unternehmensweit eingeführte Software zur Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen (Customer Relationship Management CRM) verknüpft werden, so dass den Mitarbeitern zum Zeitpunkt des Kundenkontakts die relevanten Dokumente in Echtzeit vorliegen? Oder umgekehrt: welches CRM lässt sich in das bereits eingeführte DMS sinnvoll integrieren?

Das Unternehmen EBO aus Übach-Palenberg hat sich darauf spezialisiert, solche CRM-DMS-Szenarien zu realisieren. EBO entwickelte Applikationen für diverse Technologiekombinationen in den IT-Infrastrukturen von mittelständischen Unternehmen, die mit Drittlösungen zusammenarbeiten.

EBOs Kunde Human Diagnostics aus Wiesbaden beispielsweise, ein weltweit agierender Hersteller von Labordiagnostika, setzte in seiner heterogenen IT-Umgebung bereits ein DMS und eine zentrale Software für die Planung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen (ERP) ein. EBO integrierte bei Human Diagnostics das Lotus-Notes-basierende CRM-System evo-one für die zentrale Verwaltung von Kundendaten und einheitlichen Vorlagen für Dokumente, Projekte und eMails. Ein zusätzliches Modul für Kundenanfragen (Ticketing) unterstützt den Support in Wartungsfällen.

Anforderung Wissensmanagement
Als Folge aus dem Dokumentenmanagement ergibt sich die Frage nach der geordneten und geschützten Weitergabe des gesammelten Wissens. Damit die städtischen Rechtsämter bei der Bearbeitung gleich oder ähnlich gelagerter Sachverhalte Synergieeffekte nutzen können, entwickelte der IT Lösungsanbieter regio iT in Kooperation mit dem Forschungsinstitut für Rationalisierung FIR und einigen städtischen Rechtsämtern eine Wissensmanagement-Lösung. Das Projekt wurde vom Bundeswirtschaftsministerium gefördert.

Die bisher weitgehend autonom arbeitenden kommunalen Rechtsämter Deutschlands können das aus dem Projekt entstandene Portal "WikoR" als Datenbank, Forum und Suchmaschine nutzen. Ziel der Plattform ist der organisierte, integrierte und sichere Austausch von Wissen. Dafür bietet das Portal Funktionen für die Benutzerverwaltung, "intelligente" Suche und Dokumentverwaltung. Nutzer können in Foren Probleme diskutieren und Kontakte zu anderen Experten und Autoren aufnehmen. Nach dem gleichen Prinzip und mit der gleichen Technologie arbeitet die Portal-Lösung "davincio", die regio iT für weitere Anwenderkreise anbietet.

HINTERGRUND
Für die Verwaltung der enorm wachsenden Dateibestände in den Organisationen stehen DMS-Lösungen als dynamische Ablagesysteme zur Verfügung. Wie aber können die Dokumente nach ihrer elektronischen Archivierung anderen Benutzern zugänglich gemacht werden? Die Frage nach dem sogenannten "Wissensmanagement" wird organisationsübergreifend durch themenbezogene Plattformen gelöst: Portale, auf denen Dokumente, aktuelle Fragestellungen und weiterführende Links zu finden sind.

Ingenieurbüro Dr. Plesnik
Das Aachener Ingenieurbüro Dr. Plesnik bietet kundenorientierte Dienstleistungs-Konzepte für alle Stufen des EDV-Einsatzes, von der Problemanalyse bis hin zur Umsetzung und dem Vertrieb von Hard- und Software sowie deren Wartung. Die Bürogemeinschaft von EDV-Spezialisten ist - wie der Arbeitsbereich - als Netzwerk organisiert. Diese Organisationsform ermöglicht es, flexibel auf Kundenwünsche und die Bedürfnisse der Zeit zu reagieren.

EBO
EBO ist ein Joint Venture der drei Unternehmen AS/point (Übach-Palenberg), MCA (Stolberg) und VEDA (Alsdorf). EBO bietet Lösungen und Beratung für Organisation, Kommunikation und Information aus einer Hand. Das Produktportfolio besteht aus Organisations- und CRM-Systemen für Lotus Notes, Windows-iSeries und Windows, einer Unified-Communications-Plattform für Computer-Telephonie, Messaging und Fax sowie Archiv- und Dokumentenmanagement-Applikationen.

regio iT aachen - gesellschaft für informationstechnologie mbh Die regio iT aachen ist Tochtergesellschaft der Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen (E.V.A.) und beschäftigte im Frühjahr 2008 rund 230 Mitarbeiter/innen. Zu den Kunden des IT-Dienstleisters gehören Kommunen, kommunale Unternehmen und Non-Profit-Organisationen aus der EuRegio Maas-Rhein. Umsatzentwicklung: Von 25,1 Mio EUR in 2004 auf 34,9 Mio EUR in 2007. In Summe betreut die regio iT rund 12.000 Clients, hiervon rund 6.000 PCs im Schulumfeld.

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